Sogndal kommune, ved rådmann, er ansvarleg datahandsamer for kommunen si handsaming av personopplysningar. Der det daglege ansvaret ligg til andre, kjem dette fram under kvart enkelt punkt. Erklæringa inneheld opplysningar du har krav på når det vert samla inn opplysningar på nettstaden vår(personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om korleis vi handsamar personopplysningar (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Nettbasert behandling av personopplysningar
Webansvarleg har det daglege ansvaret for Sogndal kommune si nettbaserte handsaming av personopplysningar på www.sogndal.kommune.no, med mindre anna er sagt under. Det er frivillig for dykk som besøker nettsida å gi personopplysningar i samband med tenester som å nytte «Fann du det du leita etter?» og så vidare. Behandlingsgrunnlaget er samtykke frå den enkelte, med mindre anna er spesifisert.

CustomPublish AS er Sogndal kommune sin databehandlar på nettsida, og er vår totalleverandør for utvikling, drift og vedlikehald av nettstaden. Leverandøren nyttar underleverandørar til å utføre databehandlaroppgåver: 

Opplysningar som vert samla inn i samband med drift av nettstaden, vert lagra på eigne serverar som vert drifta av leverandøren. Det er berre Sogndal kommune og CustomPublish AS (med underleverandørar) som har tilgang til opplysningane som vert samla inn. Ein eigen databehandlaravtale mellom Sogndal kommune og CustomPublish AS regulerer kva informasjon leverandøren har tilgang til og korleis den skal handsamast.

Nettstatistikk
Sogndal kommune samlar inn av-identifiserte opplysningar om besøkande på www.sogndal.kommune.no. Føremålet med dette er å utarbeide statistikk som vi brukar for å forbetre og vidareutvikle informasjonstilbodet på nettstaden. Døme på kva statistikken gjev svar på, er kor mange som besøker ulike sider, kor lenge besøket varer, kva nettstader brukarane kjem frå og kva nettlesarar som vert brukte.

Opplysningane vert handsama i av-identifisert og i aggregert form. Med av-identifisert meinar vi at vi ikkje kan spore opplysningane vi samlar inn, tilbake til den enkelte brukar. Vi samlar først inn heile IP-adressa, men IP-adressa vert av-identifisert slik at berre dei tre første gruppene i adressa vert brukt til å generere statistikk. Det vil sei at dersom IP-adressa inneheld nummer 195.159.103.82, brukar vi berre 195.159.103.xx. I tillegg vert IP-adressene handsama på aggregert nivå, det vil sei at all data vert slått saman til ei gruppe og vert ikkje handsama individuelt.

Vi brukar analyseverktøyet Google Analytics på vår nettstad. Informasjon frå dette verktøyet vert ikkje levert ut til andre aktørar.

Informasjonskapslar
Informasjonskapslar (cookies) er små tekstfiler som vert plassert på datamaskina di når du lastar ned ei nettside, slik som www.sogndal.kommune.no. Sogndal kommune brukar ikkje informasjonskapslar til å generere statistikk og vi kan ikkje spore din bruk av nettstaden tilbake til deg som enkeltperson.

Lagring av opplysningar og behandling av desse opplysningane er ikkje tillate med mindre brukar både har blitt informert om, og har gitt samtykke til handsaminga. Brukaren skal få vite om, og godkjenne kva opplysningar som vert handsama, kva som er føremålet med handsaminga og kven som handsamar opplysningane (ekomloven § 2-7b).

Følgjande informasjonskapslar vert brukte www.sogndal.kommune.no:
ASP.NET_SessionId (Eksempel på verdi: l05aucudkhggfv45dd2l3g55) Denne informasjonskapselen vert brukt for at publiseringsløysinga (EpiServer) skal fungere. Informasjonskapselen vert fjerna frå datamaskina når du lukkar nettlesaren.

FormCookie: Når du fyller ut eit skjema for å sende oss informasjon, vert det lagt igjen ein FormCookie på datamaskina di. Slike skjema vert brukte på sider der du kan gi oss tilbakemelding på om du ”Fant du det du lette etter?”. Denne informasjonskapselen vert sett på din datamaskin for at vi skal kunne styre om du kan sende meldinga ein eller fleire gonger. Den vert ikkje fjerna når du lukkar nettlesaren. Dersom du ønskjer å fjerne den, må du gjere dette i nettlesaren si innstilling.

Informasjonskapslar ved bruk av meldeskjema: Om du sender oss melding om behandling av personopplysningar ved å bruke elektronisk meldeskjema, vert det lagt igjen ein informasjonskapsel på datamaskina di. Dette er nødvendig for at meldeskjemaet skal fungere.

Slik administrerer du informasjonskapslar/cookies

Søk
Sogndal kommune lagrar informasjon om kva søkeord brukaren nyttar i søkeverktøyet CustomPublish AS. Føremålet med lagringa er å gjere informasjonstilbodet vårt betre. Bruksmønsteret for søk vert lagra i ein eigen database, og dei vert berre lagra i aggregert form. Det er berre søkeordet som vert lagra og dei kan ikkje koplast til andre opplysningar om brukarane, slik som til IP-adressene.

Nyhendebrev
Sogndal kommune brukar løysning frå CustomPublish AS for å administrere abonnentar og sende ut brev om nyhende. For at vi skal sende e-post til rett abonnent, må du registrere namn og e-postadresse. I løysninga vert det ført aggregert statistikk over brukar sin aktivitet i nyhendebrevet. Det vert logga kor mange gonger eit nyhendebrev vert opna, kor mange gonger lenkja til ein artikkel er klikka på, kor mange som melder seg av, og kor mange e-poster vi får i retur.

CustomPublish AS er ein datahandsamar for Sogndal kommune. Vi har derfor underskreven ein avtale med firmaet CustomPublish AS.

Opnar du webversjonen av nyhendebrevet, vert det sett ein session cookie. Denne heiter ASPSESSIONIDACABABQ, og vert brukt til å sette språk i tilbakemeldingar til deg som brukar.

Dersom du tek i bruk nyhendebrevtenesta vår, samtykkjer du til at vi oppbevarar namnet ditt og e-postadressa di i ein database. Du kan når som helst slutte å abonnere på nyhendebrevet ved å klikke på avmeldingslenkja som følg med i kvart nyhendebrev.

Del/tips-tenesta på sogndal.kommune.no og i nyhendebrevet
Sogndal kommune si delingsteneste på www.sogndal.kommune.no kan brukast til å vidaresende tips eller dele artiklar frå nettsteden. Opplysningar om deling, slik som e-postadresse, vert ikkje logga. Korleis det aktuelle nettsamfunnet handterer dataene vidare vert regulert av den avtalen du har med nettsamfunnet.

I nyhendebrev-løysninga vår vert det heller ikkje brukt dynamiske delingsknappar. Det vil sei at det ikkje vert køyrt eit skript på sida som automatisk sender opplysningar om deg til Facebook og Twitter, slik det ofte vert gjort. I staden er det lagt enkle lenkjer på knappane som du kan bruke for å dele nyhendebrevet til Facebook og Twitter.

”Fant du det du lette etter?” - tilbakemeldingsfunksjon 
Nedst i nokre av artiklane på nettstaden finn du ein funksjon der du kan gi tilbakemelding om du fant informasjonen du leite etter, eller ikkje. Vi brukar tilbakemeldinga til å forbetre innhaldet på nettstaden. Dersom du brukar denne funksjonen, vert det lagt igjen en FormCookie på datamaskina di. Tilbakemeldinga du sender oss vert lagra i databasen vår. 

Funksjonen vert ikkje brukt til rettleiing og vi ber deg derfor om ikkje å registrere spørsmål som du ønsker svar på her. Vi ber deg om å ikkje registrere sensitiv informasjon, ettersom funksjonen ikkje er sikra (kryptert).

Saksbehandling og arkiv
Sogndal kommune brukar ESA arkiv- og sakshandsamarsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokument. ESA er eit arkiv- og sakshandsamarsystem som føl offentlige standardar (NOARK). Arkivleiar er delegert det daglege ansvaret for systemet og manuelt arkiv, og at det er utarbeida rutinar for bruk av dette. Rådmann føl opp at den faktiske sakshandsaminga er i samsvar med rutinane.

Sogndal kommune handsamar personopplysningar for å fylle opp kommunen sine lovpålagte oppgåver etter bl.a. kommunelov, forvaltningslov, personopplysningslov, offentlegheitslov, arkivlov m.m.

Det vert registert ulike typar personopplysningar i arkiv- og sakshandsamingssystemet. Dette er opplysningar som namn, adresse, telefonnummer og anna relevant informasjon som kjem fram. Registrering, lagring og oppbevaring skjer etter arkivlov, med forskrifter. Saksdokument kan i tillegg innehalde sensitive personopplysningar. Som ein del av den pålagde sakshandsaminga hentar Sogndal kommune i nokre tilfelle opplysningar frå andre etatar på eige initiativ etter lovheimel.

Ved krav om innsyn vert det utlevert personopplysningar jamfør offentlegheitslov, forvaltningslov og andre aktuelle særlover. Opplysningar som er naudsynt for handsaming av klagesaker vil bli utlevert til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane som er Sogndal kommune sitt klageorgan.

Handsaming av opplysningar som til dømes sensitive personopplysningar har vi særskilte tryggleikstiltak og rutinar for. 

Sogndal kommune er ikkje pålagt å gjere sine offentlige journalar tilgjengeleg for almenta på Internett, men har likevel lagt dette ut tilgjengeleg på nettsida. Det finst unnatak og dette er omtalt på nettsida. Ein journal er systematisk og fortløpande registrering av alle inngåande og utgåande saksdokument. 

I offentligheitsforskrifta § 7, jf. § 6 fjerde ledd, er det spesifisert ein del opplysningar som ikkje skal gå fram av offentlig journal og journalar som vert lagt ut på nettet. Vidare er det fastsatt at personnamn ikkje skal kunne søkast fram i postlistene når innførsel er eldre enn 6 mnd.

Vi gjer merksam på at førespurnad om innsyn i ikkje offentlege opplysningar via elektronisk postjournal blir oppbevart (arkivert) i ESA.

E-post og telefon
Sogndal kommune nyttar e-post og telefon som ein del av det daglege arbeidet for å oppfylle tilsynet sine lovpålagte oppgåver etter personopplysningslov og forvaltningslov. 
Leiarar der e-post eller telefonsamtalar vert motteke har det daglege ansvaret for handsaminga av personopplysningar i denne samanheng. Relevante opplysningar som kjem fram av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som ein del av sakshandsaminga, vert journalført. Desse opplysningane vert handsama i så fall som omtala over (sjå ”Saksbehandling og arkiv”).

Sogndal kommune sine medarbeidarar nyttar i tillegg e-post i alminneleg dialog med interne og eksterne kontaktar. Den einskilte er ansvarleg for å slette meldingar som ikkje lenger er aktuelle, og minst kvart år gå gjennom og slette unødvendig innhald i e-postkassen. Ved avslutting av arbeidsforhold vert e-postkontoane sletta, men einskilde relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Det skal ikkje sendast sensitive personopplysningar med e-post. Mottekne e-post som inneheld sensitive opplysningar skal ikkje distribuerast vidare, og det skal takast ut av e-postsystemet.

Vi gjer deg merksam på at vanleg e-post er ukryptert. Vi oppfordrar deg derfor til ikkje å sende opplysningar der det er teieplikt, inneheld sensitive eller andre fortrulege opplysningar via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer frå og til, inklusiv tidspunkt for samtalen) vert logga i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, i tillegg til at den vert nytta som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Komplett logg vert sletta etter eit år. I tillegg har tilsette ei oversikt over de siste oppringingane på sine telefoner. Dersom ein telefonsamtale er knytt til ei enkeltsak, vil det kunne bli skrevet eit notat etter samtalen som vert journalført. 

Opplysningar om tilsette
Sogndal kommune handsamar personopplysningar om sine tilsette for å administrere løn og personalansvar i forhold til personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) og § 9 a), b) og f). Det er Sissel Foss som har det daglege ansvaret for dette. Det vert registrert naudsynte opplysningar for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og medlemskap i fagforeining. Andre opplysningar om tilsette er knytt til vedkomande sin arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkomande sitt arbeid.

Dessutan vert det registrert opplysningar i tilknyting til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysningar om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningane vert henta frå dei tilsette sjølve og deira leiarar. Opplysningane vert utlevert berre i samband med lønsutbetalingar og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutinar for personalopplysningar følger regnskapslova og arkivlova. Opplysningar om namn, stilling og arbeidsområdet vert rekna som å vere offentlege opplysningar og kan publiserast på kommune sine nettsider.

Alle stillingssøknader blir journalført i kommunen sin postjournal. Desse vert lagra i arkivet i ca. eit år før dei vert sletta/makulert. Det er arkivleiar som er ansvarleg for dette. Journalopplysningar vert ikkje sletta, men er skjerma i offentleg elektronisk postjournal.

Unntak:
Alle stillingssøknader på rådmann og kommunalsjefar vert tekne vare på. (regelverket krev at søknader til de to-tre øvste stillingskategoriene skal takast vare på.)

Alle tidligare og noverande tilsette har ei personalmappe i vårt arkivsystem. Her blir mellom anna stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal takast vare på (dvs. at stillingssøknaden ikkje blir slettet eller makulert). Personalmapper blir rydda ved stopp av arbeidsforholdet. Personalmapper som ikkje har vore aktive i 10 år etter slutta arbeidsforhold skal avleveres arkivdepot.

Logging i Sogndal kommune fagsystem
Sogndal kommune har alminnelege loggar for tryggleik i sine fagsystem og sikkerheitsansvarleg har ansvaret for dette delegert. Det er dei tilsette sin bruk av fagsystemet som blir registrert her. Det vert ikkje gitt ytterlegare informasjon her av omsyn til tryggleiken i våre system.

Det rettslege grunnlaget for slike logger er kravet om loggar i personopplysningsforskrifta §§ 2-8 og 2-14, og personopplysningslova § 8 f), for å ivareta verksemda si sikring av andre informasjonsverdiar enn personopplysningar.

Anna relevant lovgjevnad
I tillegg til personopplysningslova har mellom anna følgande lover betydning for Sogndal kommune si handsaming av personopplysningar.

Offentlegheitslova med forskrifter inneheld reglene for når eit dokument er offentleg tilgjengeleg for ålmenta, og når eit dokument ikkje er offentleg. Sogndal kommune praktisera meiroffentlegheit, det vil si at kommunen så langt det er mogleg gjer til at dokument skal vere offentlege. Forvaltningslova inneheld sakshandsamingsreglar for korleis saka di vil bli handsama i kommunen. Som part i saka har du særskilte rettigheitar, m.a. om innsyn i saka sine dokument.

Arkivlova gir regler om korleis arkivskapar skal handsame og oppbevare saksdokument, og levering til arkivinstitusjon.

Helseregisterlova inneheld reglar om korleis helseopplysningar som vert samla inn vil bli handsama, m.a. korleis opplysningane vert sikra, kven som har tilgang og om dei kan leverast ut til andre.

Rettar
Alle som spør, har rett på grunnleggande informasjon om handsaming av personopplysningar i ei verksemd etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Sogndal kommune har gitt denne informasjonen i denne erklæringa, og vil vise til den ved eventuelle førespurnader. Dei som er registrert i eit av kommunen sine system har rett på innsyn i eigne opplysningar. Vedkomande har og rett til å be om at opplysningar som er feil, er ufullstendige eller kommunen ikkje har tilgang til å handsama blir retta, slettet eller supplert. Krav frå den registrerte skal takast vare på og svarast på seinast innan 30 dagar.